PENERAPAN KOMUNIKASI SATU ARAH DI MEDIA KOMUNIKASI INTERNAL “HALLO ONLINE” PT TELKOM DIVRE II JAKARTA.
Umi Asti Hadiani1, M. Jamiluddin Ritonga1
1Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Esa Unggul, Jakarta
Jl. Arjuna Utara Tol Tomang-Kebun Jeruk, Jakarta 11510
uahadiani@yahoo.com
Abstrak
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penerapan komunikasi satu arah di media komunikasi internal ”Hallo online” antara manajemen dengan karyawan. Hasil penelitian ini memberikan gambaran bahwa media komunikasi internal ”Hallo online”
hanya dapat menerapkan komunikasi satu arah saja, yaitu komunikasi yang
berasal dari manajemen kepada karyawan. Bila ingin menerapkan
komunikasi dua arah, maka diperlukan media lain yang dapat mendukung
terbentuknya proses komunikasi dua arah. Sehingga komunikasi yang
terjalin menjadi efektif antara manajemen dengan karyawan. Dengan
demikian dapat disimpulkan bahwa diperlukan media lain seperti media
tatap muka yang dapat menunjang terbentuknya penerapan komunikasi dua
arah. Sehingga manajemen dapat mengetahui respon atau tanggapan secara
langsung dari pihak karyawan begitupun sebaliknya.Kata Kunci : Penerapan komunikasi, satu arah, “Hallo online”
Pendahuluan
Salah satu kegiatan yang dilakukan oleh
publik internal perusahaan adalah menyebarkan informasi tentang
perusahaan kepada karyawan. Informasi yang disampaikan berupa kebijakan
dari manajemen dan beberapa info mengenai perkembangan perusahaan. Untuk
itu, public relations memerlukan media untuk berkomunikasi
dengan para karyawan. Media yang digunakan sebagai alat komunikasi
antara karyawan dengan manajemen atau karyawan dengan karyawan dinamakan
media komunikasi internal.
Fungsi Media komunikasi internal selain
untuk menyampaikan informasi juga untuk membina hubungan yang harmonis
dan komunikatif kepada karyawannya agar iklim perusahaan juga ikut
terjaga dengan baik. Perusahaan yang sadar untuk membina hubungan baik
dengan karyawannya akan menggunakan media internal sebagai alat
berkomunikasi antarkaryawan atau antara karyawan dengan manajemen
perusahaan. Dennis W.Jeffers dan David N.Bateman di dalam artikel
berjudul Redetening The Role of The Company PR, dalam Mahmud
(1993: 199) menyatakan bahwa media internal adalah untuk membangun atau
membentuk kebanggaan karyawan akan perusahaan dan dapat
mengidentifikasikan dirinya di dalam kegunaan perusahaan, dan untuk
membentuk kesetiaan mereka pada karyawan. Media internal sangat
diperlukan oleh perusahaan sebagai sarana yang tepat untuk
menginformasikan kepada karyawan tentang setiap kegiatan yang dilakukan
perusahaan. kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan dapat
meliputi kegiatan internal perusahaan ataupun kegiatan eksternal
perusahaan. Kegiatan tersebut dapat berupa ceremonial, kegiatan serah terima jabatan, kegiatan Baksos (Bakti sosial), atau kegiatan siaran pers yang diliput oleh wartawan (press confrence).
Oleh karena itu dalam menyampaikan
informasi kepada para publiknya dibutuhkan beberapa bentuk media
internal sebagai alat komunikasi. Bentuk-bentuk dari media internal
diantaranya : the sales bulletin, the newsletter, the magazine, the tabloid newspaper, dan the wall newspaper. Sedangkan untuk beberapa media internal dalam bentuk elektronik diantaranya : video cassets, audio cassets tape, dan viewdata house journal. Salah
satu perusahaan yang sudah menggunakan media komunikasi internal adalah
PT Telkom Divre II Jakarta. Bentuk media internal yang digunakan PT
Telkom adalah media online “Hallo online”, Papan Informasi, dan Announcement
Service. Media komunikasi internal selalu digunakan oleh PT Telkom Divre II Jakarta yaitu media komunikasi internal “Hallo online” yang berbentuk viewdata house journal. Menurut Ruslan (2006: 196) “Viewdata house journal yaitu
media surat kabar elektronik yang mempergunakan perangkat saluran
televisi atau komputer untuk mengakses informasi atau berita-berita
tertentu. Biasanya, media elektronik yang sering dimanfaatkan oleh
perusahaan untuk menyampaikan pesan, informasi, publikasi dan promosi,
serta tujuan pemberitaan adalah saluran internet, e-mail, dan computer line”.
Viewdata house journal di PT Telkom disebut sebagai intranet. Intranet merupakan jalur informasi yang bebas hambatan yang dapat digunakan public relations untuk
menyampaikan informasi kepada karyawannya secara cepat, murah, dan
mudah diakses. Itu semua dapat dilakukan intranet karena menggunakan
teknologi komunikasi baru dengan sarana internet atau media online. Di sisi lain, media internal perusahaan atau intranet dapat diartikan sebagai website yang
memuat segala informasi resmi mengenai perusahaan. Informasi tersebut
umumnya bersifat statis atau tidak akan terlalu sering di update dan
hanya untuk komunikasi satu arah. Biasanya informasi yang disajikan
berisikan tentang perusahaan, topik aktual, artikel atau promosi produk
perusahaan. Mereka tidak memberikan tempat pada para karyawan untuk
memberikan umpan balik atau tanggapan yang nantinya akan dimuat dalam
intranet tersebut. Demikian pula yang dilakukan oleh media komunikasi
internal “Hallo online” di PT Telkom Divre II Jakarta. Dalam “Hallo online”, berisikan tentangkebijakan-kebijakan yang dikeluarkan oleh manajemen perusahaan, tentang ceremonial yang
diadakan perusahaan, info-info kegiatan yang dilakukan oleh PT Telkom
Divre II Jakarta, tulisan mengenai renungan/kontemplasi, suara
pelanggan, profil karyawan, berita keluarga karyawan PT Telkom, hingga
tulisan dan gambar menarik berupa karikatur. Dalam hal ini, dapat
dilihat bahwa komunikasi yang diterapkan oleh PT Telkom Divre II Jakarta
masih menggunakan model komunikasi satu arah (Top Down).
Sehingga karyawan tidak dapat memberikan umpan balik atau tanggapan atas
informasi yang disampaikan oleh manajemen perusahaan. Tetapi
parakaryawan dapat memberikan kritik atas tulisan dalam “Hallo online” melalui contactus yang terdapat di dalam “Hallo online”
tersebut. Dilihat dari penjelasan di atas, maka gejala yang muncul
yaitu adanya komunikasi satu arah dalam media komunikasi internal ”Hallo online”.
Berdasarkan uraian di atas, maka penerapan komunikasi dilakukan dengan
komunikasi satu arah. Penerapan komunikasi satu arah sangat dapat
digunakan oleh perusahaan untuk menyampaikan informasi mengenai PT
Telkom Divre II Jakarta.
Hal ini merupakan upaya perusahaan agar
para karyawan semangat dalam bekerja dan merasa dihargai keberadaannya
oleh perusahaan. Oleh karena itu, penulis ingin melakukan penelitian
mengenai penerapan komunikasi satu arah media komunikasi internal “Hallo online” di PT Telkom Divre II Jakarta.
Fokus Penelitian
Media komunikasi internal merupakan
salah satu alat untuk menyampaikan informasi antara manajemen perusahaan
dengan para karyawan. Informasi yang disampaikan dapat berupa kebijakan
manajemen atau berupa acara-acara ceremonial yang dilakukan
oleh perusahaan. Informasi yang disampaikan hanya berasal dari manajemen
perusahaan sehingga bersifat satu arah. Walaupun begitu, karyawan juga
dapat ikut andil di dalamnya dengan memberikan ide-ide atau gagasan
mengenai isi informasi dalam media komunikasi internal “Hallo online”. Tetapi tetap saja yang mendominasi isi informasi dalam media komunikasi internal “Hallo online”
adalah informasi mengenai manajemen sehingga penerapan komunikasi
bersifat satu arah. Dengan demikian pendekatan komunikasi yang dilakukan
oleh media komunikasi internal “Hallo online” adalah dengan
menggunakan pendekatan komunikasi satu arah, dimana para karyawan tidak
dapat menyampaikan tanggapan atas informasi yang disampaikan oleh
manajemen perusahaan.
Berdasarkan uraian yang telah penulis
kemukakan di atas, maka penulis menetapkan fokus penelitian yaitu
“Mengapa PT Telkom Divre II Jakarta menggunakan penerapan komunikasi
satu arah di media internal komunikasi “Hallo online”?
Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian berdasarkan fokus penelitian di atas, yaitu:
- Untuk mengetahui isi dari berita media komunikasi internal “Hallo online”
- PT Telkom Divre II Jakarta.
- Untuk mengetahui cara memproduksi media komunikasi internal “Hallo
- online” PT Telkom Divre II Jakarta.
- Untuk mengetahui penerapan komunikasi satu arah di media komunikasi
- internal “Hallo online” PT Telkom Divre II Jakarta.
Metode Penelitian
Dalam penelitian ini, peneliti
menggunakan pendekatan kualitatif dan studi kasus sebagai metode
penelitian. Berdasarkan fokus penelitian yang telah ditetapkan, maka
tujuan penelitian yang digunakan oleh peneliti adalah deskripitif.
Menurut Narbuko dan Achmadi (2005: 44) bahwa “ Penelitian deskriptif
adalah penelitian yang berusaha untuk menuturkan pemecahan masalah yang
ada sekarang berdasarkan data-data, jadi ia juga menyajikan data,
menganalisis dan menginterpretasi. Ia juga bisa bersifat komperatif dan
korelatif. Penelitian deskriptif banyak membantu terutama dalam
penelitian yang bersifat longitudinal, genetif, dan klinis.” Dengan
menggunakan penelitian deskriptif maka peneliti dapat menyelesaikan
masalah penelitian dari mulai cara memecahkan masalah berdasarkan
data-data, kemudian menyajikan data, menganalisa data, hingga akhirnya
menginterpretasi data tersebut. Dalam penelitian ini, peneliti juga
menggunakan pendekatan kualitatif dan metode penelitian studi kasus
sebagai desain penelitian yang nantinya dapat menentukan kasus dan unit
analisis yang akan diteliti. Yin (2006: 1) menyatakan bahwa “Studi kasus
merupakan strategi yang lebih cocok bila pokok pertanyaan suatu
penelitian berkenaan dengan how atau why, bila
peneliti hanya memiliki sedikit peluang untuk mengontrol
peristiwa-peristiwa yang akan diselidiki, dan bilaman fokus
penelitiannya terletak pada fenomena kontemporer (masa kini) di dalam
konteks kehidupan nyata.” Sedangkan Mulyana (2004: 201) menyatakan bahwa
“studi kasus adalah uraian dan penjelasan komprehensif mengenai
berbagai aspek seorang individu, suatu kelompok, suatu organisasi
(komunitas), suatu program atau individu sosial”. Berdasarkan dua
pendapat ahli di atas mengenai studi kasus, Yin menyatakan bahwa dalam
studi kasus ini peneliti hanya dapat bertanya mengenai bagaimana dan
engapa. Selain itu juga, fokus penelitian terletak pada
peristiwa-peristiwa yang kontemporer (kekinian) atau aktual dalam
konteks kehidupan nyata. Sedangkan Mulyana menyatakan bahwa studi kasus
merupakan suatu penjelasan yang komprehensif mengenai beberapa aspek
sosial yang terjadi dalam organisasi atau dalam masyarakat luas. Dari
dua pendapat ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa studi kasus merupakan
suatu metode dimana peneliti hanya dapat bertanya tentang bagaimana dan
mengapa. Selain itu, peristiwa yang diteliti adalah peristiwa yang
kontemporer dan aktual dan juga membahas beberapa peristiwa yang
bersangkutan dengan aspek sosial, organisasi, dan juga individu sosial.
Dalam menentukan desain penelitian studi kasus Robert K. Yin membagi
desain penelitian menjadi empat tipe, yaitu: (1) desain kasus tunggal
holistik, (2) desain kasus tunggal terjalin, (3) desain multikasus
holistik, (4) desain multikasus terjalin. Rasional dari desain
penelitian yang dimaksud sebagaimana dijelaskan berikut ini :
Tabel 1 Tipe dasar desain studi kasus
Keterangan gambar :
Tipe 1 : Desain dengan kasus tunggal dan unit analisis tunggal
Tipe 2 : Desain dengan kasus tunggal dan unit multi-analisis
Tipe 3 : Desain dengan multi-kasus dan unit analisis tunggal
Tipe 4 : Desain dengan multi-kasus dan unit multi analisis
Berdasarkan fokus penelitian yang telah
ditentukan oleh peneliti yaitu ”Mengapa PT Telkom Divre II Jakarta
menerapkan komunikasi satu arah di media komunikasi internal ”Hallo online”?,
maka peneliti dapat menentukan kasus penelitian dan unit analisisnya.
Kasus yang yang akan diteliti adalah penerapan komunikasi satu arah
media komunikasi internal ”Hallo online”. Bentuk media komunikasi internal ”Hallo online” yang diteliti disini hanya satu bentuk media saja, yaitu intranet ”Hallo online”
sehingga kasus yang diteliti bersifat kasus tunggal. Sedangkan unit
analisisnya adalah pihak yang mengelola media komunikasi internal Hallo online” yaitu pihak public relations dan
karyawan PT Telkom Divre II Jakarta. Sehingga unit analisis yang
diteliti bersifat unit multi analisis. Berdasarkan uraian di atas ,
maka desain penelitian yang relevan sesuai dengan fokus penelitian yang
akan diteliti yaitu dengan menggunakan tipe 2 (kasus-tunggal dan unit
multi-analisis)
Bahan Penelitian dan Unit Analisis
Berdasarkan fokus penelitian yang akan
diteliti yaitu, ”Mengapa PT Telkom Divre II Jakarta menerapkan
komunikasi satu arah di media komunikasi internal ”Hallo online”?”, maka yang menjadi bahan penelitian berupa manusia (public relations PT
Telkom Divre II Jakarta dan karyawan) serta beberapa data dan dokumen
yang diperoleh dari pihak kedua. Bahan penelitian yang berupa manusia di
dapat dari kedua belah pihak yang terlibat dalam kegiatan media
komunikasi internal ”Hallo online”. Sedangkan unit analisis
yang digunakan ialah non-individu dan individu. Non-individu digunakan
karena informasi yang diperoleh peneliti terkait dengan kepentingan
perusahaan. Sedangkan individu digunakan karena dalam komunikasi
informal di PT Telkom Divre II Jakarta yang nantinya terdapat
keterkaitan personal masing-masing karyawan. Sehingga adanya keterkaitan
pengelola intanet ”Hallo online” yaitu public relations dengan
karyawan PT Telkom Divre II Jakarta. kegiatan media komunikasi internal
diperuntukkan bagi karyawan PT Telkom Divre II Jakarta yang dilakukan
secara individu, dan juga kegiatan tersebut masih terkait dengan
kepentingan manajemen perusahaan/organisasi.
Informan
Menurut Moleong (2004: 90), informan adalah
orang yang dimanfaatkan untuk memberikan informasi tentang situasi dan
kondisi latar belakang penelitian. Jadi ia harus mempunyai banyak
pengalaman tentang latar belakang penelitian, ia berkewajiban secara
sukarela menjadi anggota tim penelitian walaupun hanya bersifat
informal. Dalam hal ini, informan merupakan orang yang terlibat dalam kegiatan media komunikasi internal PT Telkom Divre II Jakarta, maka yang menjadi informan dalam penelitian ini diantaranya adalah publik relations (PR)
PT Telkom Divre II Jakarta beserta asistennya. Mereka adalah orang yang
akan memberikan informasi mengenai kegiatan media komunikasi internal ”Hallo online”, karena mereka terlibat langsung dalam kegiatan media komunikasi internal ”Hallo online”. Selain pihak pertama yaitu public relations PT Telkom Divre II Jakarta, pihak kedua yaitu karyawan menjadi informan dalam penelitian ini.
Untuk melakukan penelitian ini, maka penulis akan menggunakan sampling purposif. Menurut Kriyantono (2006: 154 ) ” Sampling Purposif adalah
teknik ini mencakup orang–orang yang diseleksi atas dasar kriteria –
kriteria tertentu yang dibuat peneliti berdasarkan tujuan penelitian.
Sedangkan orang –orang dalam populasi yang tidak sesuai dengan kriteria
tersebut tidak dijadikan sampel. Persoalan utama dalam teknik purposif adalah menentukan kriteria, dimana kriteria harus mendukung tujuan penelitian. Biasanya teknik purposif dipilih
untuk penelitian yang lebih mengutamakan kedalaman data, daripada untuk
tujuan representatif yang dapat digeneralisasikan.” Dalam penelitian
ini, sampling purposif digunakan untuk menentukan
kriteria-kriteria yang dibuat berdasarkan tujuan penelitian, sehingga
kriteria tersebut harus mendukung tujuan penelitian. Selain itu, sampling purposif dipilih
dalam penelitian ini kerena mengutamakan kedalaman data daripada
data-data yang hanya diteliti secara umum atau hanya sekilas saja.
Key Informan
Menurut Moleong (2004: 3) key informan adalah
mereka tidak hanya bisa memberi keterangan tentang sesuatu kepada
peneliti, tetapi juga bisa memberi saran tentang sumber bukti yang
mendukung serta menciptakan sesuatu terhadap sumber yang bersangkutan.
Dikaitkan dengan masalh penelitian, maka key informan yang relevan bukan hanya sekedar terlibat tetapi juga menguasai kegiatan media komunikasi internal ”Hallo online”. Untuk itu, key informan baru dapat ditentukan setelah melakukan penelitian tersebut. Dari informasi yang memenuhi, syarat tersebut lalu dipilih menjadi key informan.
Instrumen
Data Primer :
Menurut Moleong (2006: 157) data primer
adalah kata-kata dan tindakan orang-orang yang diamati atau diwawancarai
yang didapat melalui catatan tertulis atau melelui rekaman video atau audio tapes, pengambilan foto atau film Data primer merupakan data yang diperoleh dari tangan pertama. Data ini berasal dari informan dan key informan. Dalam penelitian ini yang menjadi data
primer adalah berupa informasi yang dapat menjawab ketiga tujuan penelitian :
- Informasi mengenai isi dari informasi yang disampaikan oleh media komunikasi internal ”Hallo online” PT Telkom Divre II Jakarta. Untuk mengetahui informasi tersebut, maka instrumen yang cocok digunakan yaitu dengan menggunakan observasi. Menurut Bungin (2007: 115) : ” Observasi atau pengamatan adalah kegiatan keseharian manusia dengan menggunakan panca indra mata sebagai alat bantu utamanya selain panca indra lainnya seperti telinga, penciuman, mulut, dan kulit. Karena itu, observasi adalah kemampuan seseorang untuk menggunakan pengamatannya melalui hasil kerja panca indra mata serta dibantu dengan pancaindra lainnya.” Sedangkan Narbuko dan Achmadi (2005: 70) menyatakan bahwa ”Observasi adalah alat pengumpulan data yang dilakukan cara mengamati dan mencatat secara sistematik gejala-gajala yang diselidiki”. Dari dua pendapat ahli mengenai observasi, Bungin menekankan pengertian observasi lebih kepada kemampuan seseorang untuk mengamati sesuatu dengan menggunakan panca indra yang mereka miliki. Sedangkan Narbuko dan Achmadi menekankan observasi pada alat pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengamati dan mencatat gejala-gejala yang akan diselidiki. Dilihat dari dua pernyataan di atas, dapat disimpulkan bahwa observasi merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan oleh seseorang dengan cara mengamati menggunakan panca indra, pengamatan tersebut dilakukan dengan tujuan untuk mencatat gejala-gejala yang nantinya terdapat dilapangan atau yang akan diselidiki.
- Informasi mengenai proses produksi media komunikasi internal ”Hallo online”. Untuk dapat melihat dan menggali jalannya proses produksi memasukkan informasi ke dalam media komunikasi internal ”Hallo online”, maka instrumen yang relevan yaitu dengan menggunakan observasi atau pengamatan secara langsung .
- Informasi mengenai penerapan komunikasi satu arah media komunikasi internal ”Hallo online” PT Telkom Divre II Jakarta. Untuk dapat menggali informasi instrumen yang relevan digunakan adalah tidak cukup hanya dengan menggunakan wawancara mendalam saja melainkan harus dilengkapi dengan pengamatan langsung di lapangan (observasi) agar data yang diperolah dapat menjawab tujuan penelitian. Menurut Kriyantono (2006: 98): ” wawancara mendalam adalah suatu cara mengumpulkan data atau informasi dengan cara langsung bertatap muka dengan informan agar mendapatkan data lengkap dan mendalam. Wawancara ini dilakukan dalam frekuensi tinggi dan berulang – ulang secara intensif . Pewawancara tidak mempunyai kontrol atas respon informan.”
Menurut Bungin (2007: 108) : “wawancara
mendalam adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian
dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara pewawancara dengan
informan atau orang yang diwawancarai, dengan atau tanpa menggunakan
pedoman wawancara, dimana pewawancara dan informan terlibat dalam
kehidupan sosial yang relatif lama.” Dari dua pendapat di atas mengenai
wawancara mendalam, Kriyanto menyatakan bahwa wawancara mendalam adalah
suatu cara untuk mengumpulkan data dengan cara bertatap muka dengan
informasi. Wawancara ini dilakukan secara internsif dan frekuensi yang
berulang-ulang. Sedangkan Bungin menyatakan bahwa wawancara mendalam
adalah suatu proses dalam memperoleh keterangan dari informan dengan
cara bertatap muka, dimana dalam wawancara tersebut tidak ada pedoman
yang digunakan. Dari dua pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa
wawancara mendalam merupakan suatu cara untuk memperoleh keterangan dari
informan dengan cara bertatap muka. Wawancara ini dilakukan secara
berulang-ulang (intensif) dan dalam memperoleh keterangan tidak ada
pedoman di dalamnya.
Data Sekunder
Menurut Moleong (2006: 159) data
sekunder adalah bahan tambahan yang berasal dari sumber tertulis dapat
dibagi atas sumber buku dan majalah ilmiah, sumber dari arsip, dokumen
pribadi dan dokumen resmi. Data sekunder merupakan data yang diperoleh
dari tangan kedua. Untuk mengumpulkan data yang selengkap-lengkapnya
mengenai penerapan komunikasi satu arah media komunikasi internal ”Hallo online”, maka instrumen yang relevan dengan menggunakan pengamatan langsung (observasi).
Reliabilitas dan Validitas Data
Berdasarkan fokus penelitian, maka kriteria yang relevan digunakan untuk menentukan validitas data adalah kriteria keteralihan (transferability). Menurut Moleong (2006: 324), ”Keteralihan
sebagai persoalan empiris bergantung pada kesamaan antara konteks
pengirim dan penerima. Untuk melakukan pengalihan tersebut seorang
peneliti hendaknya mencari dan mengumpulkan kejadian empiris tentang
kesamaan konteks”. Jika dikaitkan dengan masalah penelitian, maka
kriteria ini dipilih oleh peneliti karena dalam keteralihan peneliti
harus mencari dan mengumpulkan kejadian empiris tentang kesamaan
konteks.
Sedangkan untuk menguji reliabilitas, teknik pemeriksaan yang relevan adalah dengan menggunakan uraian rinci.
Menurut Moleong (2006: 337) uraian rinci berarti peneliti
bertanggung-jawab terhadap penyediaan dasar secukupnya yang memungkinkan
seseorang merenungkan suatu aplikasi pada penerima sehingga
memungkinkan adanya pembandingan. Teknik ini menuntut peneliti agar
melaporkan hasil penelitiannya sehingga uraian itu dilakukan seteliti
dan secermat mungkin yang menggambarkan konteks tempat penelitian
diselenggarakan. Untuk mendapatkan data yang reliabilitas, maka data
yang telah dihasilkan harus diolah terlebih dahulu yaitu dengan cara
melakukan kroscek data tersebut. Data tersebut didapat dari data primer,
yaitu dengan cara wawancara mendalam dan observasi kepada seseorang
yang benar-benar menguasai kegiatan media komunikasi internal ”Hallo online”
di PT Telkom Divre II Jakarta. Tidak hanya data primer saja yang
dibutuhkan tetapi data sekunder sebagai data pendukung. Setelah
melakukan wawancara dengan key informan dan informan,
kemudian peneliti melakukan kroscek dengan cara membandingkan dengan
data sekunder yang didapat di lapangan. Oleh karena itu dalam
penelitian, tidak hanya melaporkan hasil wawancara saja tetapi juga
melakukan kroscek terhadap data sekunder dan teori dari para ahli.
Analisis Data
Dalam studi kasus, terdapat pendekatan
yang digunakan dalam teknis analisis. Teknik ini bermanfaat dan penting
serta hendaknya digunakan ketika memasukkan bukti tersebut ke dalam
beberapa urutan sebelum sampai pada analisis faktual. Yin (2005: 135)
menyatakan bahwa terdapat tahap-tahap yang harus dilalui dalam analisis
data adalah :
- Memasukan informasi kedalam daftar yang berbeda.
- Membuat matriks kategori dan menempatkan buktinya kedalam kategori tersebut.
- Menciptakan analisis data-flowchart dan perangkat lainnya guna memeriksa data yang bersangkutan.
- Mentabulasi frekuensi peristiwa yang berbeda.
- Memeriksa kekompleksan tabulasi dan hubungannya dengan menkalkulasi angka urutan kedua seperti rat-rata hitung dan varians.
- Memasukan informasi kedalam urutan kronologis atau menggunakan skema waktu lainnya.
Hasil dan Pembahasan
Public Relations PT. Telkom Divre II Jakarta
Berdasarkan keputusan Direksi PT
Telekomunikasi Indonesia, Tbk No. 11/PS150/CTG-10/2006 tentang
organisasi divisi regional II Jakarta. Divisi Regional II, bagian
komunikasi merupakan salah satu bagian yang langsung berada di bawah
koordinasi EGM dan deputy EGM Divre-II, dipimpin oleh pejabat setingkat assisten senior manager dengan sebutan division communication. Division communication Divre-II, bertanggung jawab atas terkondisinya public image yang
positif atas representasi Telkom di wilayah Divre-II yang dilakukan
melalui upaya pengelolaan komunikasi yang efektif. Secara garis besar, Division Communication Divre II memiliki ruang lingkup sebagai berikut.
- 1. Mengelola mekanisme komunikasi, termasuk pengelolaan medianya, sehingga komunikasi Divre II dengan pihak eksternal dapat secara optimal menjadi sarana yang efektif dalam menjaga dan membangun Corporate Image.
- Mengkoordinir program pengembangan informasi, yang mencakup kegiatankegiatan yang terkait dengan penyaringan informasi (disesuaikan dengan norma/ peraturan publikasi informasi bagi perusahaan go public), pengkayaan jenis dan nilai informasi, pengemasan, pengelolaan mekanisme feedback yang sistematis.
- 3. Mengkoordinir program-program yang terkait dengan news & information management.
- Menyelenggarakan program hubungan publik, yang mencakup kegiatan-kegiatan yang terkait dengan proses komunikasi dengan publik (press conference, layanan kunjungan study banding/ bencmark, merespon saran/kritik dari media masa, membina hubungan dengan komunitas industri dan asosiasi terkait/ PEMDA setempat dll).
- Mengkoordinasikan kegiatan komunikasi internal di lingkungan DIVRE II. Dalam menjalankan perannya manager communication Divre berinteraksi dengan:
- VP Public/ Marketing Communication, dalam hal koordinasi publikasi informasi dan komunikasi internal;
b. AVP HR Communication dalam hal koordinasi pengelolaan informasi SDM di lingkungan DIVRE-II; dan
- Para general manager (GM) Kandatel dalam hal koordinasi komunikasi publik.
Aktivitas Public Relations
Dari fungsi public relations PT Telkom Divre II Jakarta di atas, maka aktivitasnya dapat dikelompokkan menjadi 2 yaitu internal relations dan external relations. Dalam penelitian ini, peneliti hanya mengamati aktivitas internal relations saja, sehingga peneliti tidak mencantumkan aktivitas eksternal relations di dalamnya.
Aktivitas Internal Relations
Secara keseluruhan dalam kegiatan public relations PT. Telkom sudah tergambar dengan jelas tugas dan fungsi masing-masing serta tanggung jawab sub dinas kegiatan internal yang ada di PT Telkom, meliputi:
- Membina hubungan baik dengan karyawan dan keluarga karyawan;
- Membuat penerbitan atau bulletin berkala setiap satu bulan sekali;
- Menyusun dan melaksanakan secara internal;
- Membuat papan pengumuman / papan informasi;
- Menyiapkan materi dan penyusunan announcement service (acs) masingmasing bidang;
- Kontak langsung dengan seluruh karyawan;
- Menyiapkan jadwal upacara/apel/tatap muka manajemen dengan jajaran internal termasuk bagian surat menyurat; dan
- Dokumentasi dan peliputan acara yang diadakan PT Telkom.
Media Komunikasi Internal “Hallo online”
Dalam suatu perusahaan dibutuhkan alat
yang dapat digunakan untuk berkomunikasi antara pihak manajemen
perusahaan dan pihak karyawan. Oleh karena itu, dalam penelitian ini
peneliti melakukan wawancara mendalam terhadap pihak-pihak yang terkait
dengan media komunikasi internal “Hallo online” yaitu pihak public relations dan karyawan PT Telkom Divre II Jakarta. Menurut public relations PT Telkom Divre II Jakarta media komunikasi internal “Hallo online” merupakan media atau alat perantara yang digunakan oleh public relations untuk
menyampaikan informasi kepada karyawan (internal PT Telkom Divre II
Jakarta). Idealnya media atau alat perantara ini tidak hanya untuk
karyawan saja tetapi juga meliputi pemegang saham, keluarga karyawan,
dan juga pensiunan PT Telkom Divre II Jakarta. Dalam media ini,
informasi yang disampaikan berkaitan dengan kebijakan perusahaan dan
kegiatan manajemen juga informasi seputar karyawan PT Telkom Divre II
Jakarta. Pendapat public relations PT Telkom Divre II Jakarta
ini juga sejalan dengan teori yang diungkapkan oleh Rusell & Lane
(1992: 61) bahwa media komunikasi adalah “alat perantara yang digunakan
untuk menyampaikan pesan kepada komunikan dalam menjalankan tugas
kehumasannya”. Dalam teori di atas dapat dilihat bahwa makna yang
tertanam adalah media komunikasi internal merupakan suatu alat untuk
menyampaikan pesan manajemen kepada karyawan melalui public relations sebagai penghubung.
Hal ini juga dipertegas dengan gejala
yang timbul di karyawan PT Telkom Divre II Jakarta yaitu setiap
informasi yang dikeluarkan oleh manajemen perusahaan disiarkan melalui
media-media yang telah disediakan oleh public relations PT Telkom Divre II Jakarta. Media-media tersebut antara lain “Hallo online”, Announcement Service (ACS),
ataupun papan informasi (Papin). Dengan demikian, manajemen dapat
memanfaatkan media-media tersebut untuk menyampaikan kebijakan atau
informasi kepada karyawan internalnya. Fungsi utama Media komunikasi
internal di PT Telkom Divre II Jakarta yaitu menjaga hubungan baik
dengan pihak internal (karyawan) dengan memberikan informasi kepada
karyawan mengenai manajemen dan perkembangan perusahaan. Dalam hal ini,
pihak public relations PT Telkom Divre II Jakarta sangat mengharapkan dengan adanya informasi yang disampaikan dalam media komunikasi internal “Hallo online” tersebut, karyawan akan lebih care terhadap
perkembangan perusahaan. Hal ini juga senada dengan teori yang
disampaikan oleh Ruslan (2006: 201) mengenai “fungsi media komunikasi
internal yaitu sebagai media penghubung komunikasi internal yang
berupaya untuk menyampaikan pesan mengenai aktivitas perusahaan”.
Berdasarkan Teori yang sudah tertera di atas, maka fungsi media
komunikasi internal “Hallo online” di PT Telkom Divre II Jakarta, dapat disimpulkan bahwa media komunikasi internal “Hallo online”
tidak hanya berfungsi sebagai penyampai informasi saja tetapi juga
sebagai penghubung komunikasi yang baik antara manajemen perusahaan
dengan pihak internal atau karyawan. Informasi yang disampaikan dalam
media komunikasi internal “Hallo online” dapat menimbulkan citra karyawan terhadap perusahaannya.
Citra perusahaan yang timbul dari karyawan dapat tercermin melalui informasi yang disampaikan dalam media komunikasi internal “Hallo online”. Menurut public relations PT Telkom Divre II Jakarta bahwa citra yang muncul dari karyawan melalui media komunikasi internal “Hallo online”
terhadap perusahaan adalah citra positif. Citra positif ini terbentuk
karena informasi yang disampaikan oleh manajemen merupakan informasi
yang “baik-baik saja” mengenai perusahaan. Sehingga citra yang timbul
dari karyawan merupakan citra positif. Menurut teori yang diungkapkan
oleh Mahmud (1993: 199) bahwa “media internal adalah untuk membangun
atau membentuk kebanggaan karyawan akan perusahaan….”. Teori yang
diungkapkan oleh Mahmud ini senada dengan efek yang terdapat dalam media
komunikasi internal “Hallo online” di PT Telkom Divre II
Jakarta, bahwa dengan adanya media komunikasi internal karyawan PT
Telkom dapat menciptakan citra mengenai perusahaannya sendiri. Dari data
sekunder yang di dapat oleh peneliti berdasarkan survey yang dilakukan
oleh PT Telkom Divre II Jakarta, hampir seluruh karyawan berpendapat
bahwa citra perusahaan yang ditampilkan dalam media komunikasi internal “Hallo online”
adalah citra positif, dan hanya sedikit karyawan yang menyatakan citra
negatif terhadap perusahaan. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan
oleh peneliti terhadap beberapa karyawan. Terdapat dua kategori yang
muncul, yang pertama adalah kategori karyawan yang mengetahui dan biasa
menggunakan media komunikasi internal “Hallo online” di PT
Telkom Divre II Jakarta, sedangkan kategori yang kedua adalah kategori
karyawan yang tidak begitu mengetahui dan jarang menggunakan media
komunikasi internal “Hallo online” PT Telkom Divre II Jakarta.
Dari kedua kategori yang muncul di atas, kategori pertama yang muncul
adalah kategori karyawan yang “sadar” dengan adanya media komunikasi
internal “Hallo online” menyatakan bahwa “Hallo online”
merupakan alat yang efektif dalam menyampaikan pesan dari manajemen
mengenai kebijakan dan beberapa rencana yang sedang dikerjakannya.
Dalam hal ini, karyawan sudah sejalan dengan yang diungkapkan oleh public relations PT
Telkom Divre II Jakarta dan juga teori yang diungkapkan oleh Rusell
& Cane (1992: 61) bahwa “media internal adalah alat perantara yang
digunakan untuk menyampaikan pesan kepada komunikan dalam menjalankan
tugas kehumasannya”. Dengan demikian, dapat tercermin bahwa media
komunikasi internal “Hallo online” sudah dapat memenuhi
keinginan karyawan untuk dapat mengetahui informasi seputar perusahaan.
Kategori pertama ini ditandai oleh karyawan yang selalu meng-update atau
mengakses terhadap informasi-informasi terbaru seputar perusahaan.
Tidak hanya itu, karyawan juga sudah mempunyai citra sendiri mengenai
perusahaan yang ditampilkan oleh media komunikasi internal “Hallo online”
dan biasanya citra yang ditampilkan adalah citra positif. Dari
observasi yang dilakukan oleh peneliti, karyawan yang mengetahui dan
biasa menggunakan media komunikasi internal “Hallo online” adalah karyawan yang selalu berada di depan meja kerjanya. Artinya, karyawan ini selalu stay di
depan komputer sehingga mereka dengan mudah dapat langsung mengakses
informasi terbaru yang disampaikan melalui media komunikasi internal “Hallo online”. Selain itu, mereka juga karyawan yang bekerja di kantor pusat PT Telkom Divre II Jakarta.
Karena biasanya mereka yang bekerja di
kantor pusat atau Divre II sudah ada sosialisasi langsung dari pihak
manajemen. nformasi yang terdapat dalam media komunikasi internal “Hallo online”
adalah informasi yang baik tentang manajemen perusahaan. Sehingga citra
yang timbul dari karyawan yang mengetahui adanya media komunikasi
internal “Hallo online” adalah citra positif. Dengan demikian, karyawan yang sudah mengetahui dan biasa menggunakan media komunikasi internal “Hallo online” mempunyai citra yang sama tentang PT Telkom Divre II Jakarta melalui media komunikasi internal “Hallo online”.
Sedangkan menurut kategori yang kedua, yaitu karyawan yang tidak begitu
mengetahui dan tidak biasa menggunakan media komunikasi internal “Hallo online” menyatakan bahwa media komunikasi internal “Hallo online” merupakan media online yang tidak hanya digunakan untuk menyampaikan informasi tetapi juga terdapat e-mail karyawan, slip gaji, dan juga Milis yang terdapat dalam portal Telkom.
Hal ini sangatlah bertolak belakang dengan yang diungkapkan oleh public relations Telkom dan juga teori yang diungkapkan oleh Russel & Lane bahwa media komunikasi internal “Hallo online”
adalah “alat perantara yang digunakan untuk menyampaikan pesan kepada
komunikan dalam menjalankan tugas kehumasannya”. Sedangkan media
komunikasi internal “Hallo online” yang diungkapkan oleh kategori kedua dari karyawan bukanlah media komunikasi internal yang ditangani oleh public relations. Dalam hal ini, public relations hanya bertugas sebagai penyampai informasi saja, mereka tidak mengurusi data-data pribadi sepert e-mail karyawan,
slip gaji, atau Milis. Dalam hal ini, citra positif selalu timbul
karena mereka tidak hanya melihat informasi yang baik saja mengenai
perusahaan, tetapi mereka juga dapat melakukan komunikasi antar karyawan
sehingga komunikasi yang terjalin bukanlah komunikasi satu arah
melainkan komunikasi dua arah. Dalam hal ini, tarjadi misunderstanding dari
pihak karyawan yang masuk dalam kategori dua. Hal ini disebabkan oleh
ketidakmengertian mereka mengenai media komunikasi internal “Hallo online”. Sehingga citra positif yang muncul dari karyawan bukanlah mengenai informasi yang diberitakan dalam “Hallo online”
melainkan informasi mengenai data pribadi mereka sendiri. Berdasarkan
penelitian yang dilakukan oleh peneliti pada bulan desember, kategori
kedua dari karyawan ini muncul karena karyawan tidak selalu berada di
dalam kantor atau pekerjaan mereka sehari-hari adalah sebagai pelaksana
di luar kantor.
Sehingga mereka tidak bisa membedakan media komunikasi internal “Hallo online” dengan portal Telkom. Hal lain yang membuat mereka tidak mengerti tentang media komunikasi internal “Hallo online”
adalah karena mereka tidak bekerja di kantor pusat Telkom Divre II
Jakarta. Artinya. Mereka bekerja di berbagai unit datel yang tersebar di
seluruh daerah Jakarta, Bekasi, dan Bogor. Mereka yang tidak mengerti
dikarenakan sosialisasi yang kurang optimal dari masing-masing kandatel
atau divisi sekertariat yang terdapat di unit kerja tersebut. Sehingga
kebijakan atau informasi yang disampaikan oleh manajemen tidak dapat
terlaksana dengan baik. Media komunikasi internal “Hallo online”
dapat juga didefinisikan sebagai saluran komunikasi yang dapat
menghubungkan pihak manajemen sebagai komunikator dengan pihak karyawan
sebagai komunikan. Menurut teori Shannon & Weaver mengenai saluran
yang diungkapkan oleh
Severin dan Tankard (2007: 58) bahwa
“saluran adalah media yang digunakan untuk mengirim sinyal dari pengirim
ke penerima”. Dilihat dari teori di atas maka dapat disimpulkan bahwa
media komunikasi internal “Hallo online” dapat menjadi saluran
bagi pihak manajemen perusahaan selaku pengirim kepada pihak karyawan
selaku penerima. Saluran yang digunakan oleh Shannon & Weaver adalah
saluran komunikasi yang berbentuk satu arah, sehingga dalam
pengaplikasiannya tidak ada timbal balik dari pihak penerima. Secara
spesifik dikatakan dalam teori Shannon & Weaver bahwa saluran adalah
media untuk mengirimkan sinyal dari transmitter ke penerima.
Dari teori di atas dilihat bahwa saluran yang digunakan hanya untuk
mengirimkan sinyal yang di dalamnya terdapat pesan kepada transmitter yang nantinya akan dibawa menuju penerima. Jika dibandingkan dengan media komunikasi internal “Hallo online” sebagai salah satu saluran yang terdapat di PT Telkom Divre II Jakarta, maka dapat disimpulkan bahwa “Hallo online” juga hanya mengirimkan informasi dari pengirim (manajemen) dengan menggunakan server intranet sebagai transmitter hingga
sampai kepada penerima (karyawan). Dalam hal ini, karyawan juga tidak
bisa memberikan umpan balik seperti yang telah digambarkan oleh Shannon
& Weaver bahwa alir komunikasi yang diharapkan oleh pengirim yaitu
alir linier. Sehingga informasi hanya dapat dinikmati saja oleh
karyawan, tetapi karyawan tidak dapat menyampaikan respon atas informasi
tersebut.
Isi media komunikasi internal “Hallo online”
Umumnya isi media komunikasi internal “Hallo online”
berisikan tentang beberapa rubrik mengenai info-info perusahaan dan
juga beberapa tulisan yang berasal dari karyawan. Dalam penelitian ini,
peneliti melakukan wawancara mendalam dengan pihak public relations yang
terkait dalam kegiatan menentukan dan menjadi pertimbangan isi
informasi yang layak dimasukkan ke dalam media komunikasi internal “Hallo online” PT Telkom Divre II Jakarta.
Menurut public relations Telkom Divre II Jakarta terdapat beberapa hal yang menjadi pertimbangan dalam menentukan isi dari media komunikasi internal “Hallo online” adalah dengan adanya rapat redaksi kecil yang dibuat oleh public relations sendiri selaku pihak redaksional yang mengatur media komunikasi internal “Hallo online”.
Dari hasil rapat tersebut baru dapat ditentukan isi informasi yang
layak untuk diterbitkan dan juga dapat menentukan nilai informasi yang
dipakai sebagai penentuan isi sebuah berita. Nilai berita merupakan hal
pokok untuk menilai informasi tersebut mempunyai news value (nilai berita) dan news worthy (berharga sebagai berita) atau tidak.
Menurut Soemirat dan Ardianto (2005: 35) terdapat lima hal pokok yang digunakan untuk menilai sebuah informasi, yaitu Significant, Magnitude, Aktualitas, Proximity, Human Interest, dan Prominent. Jika dibandingkan dengan isi informasi yang terdapat dalam media komunikasi internal “Hallo online”, hampir seluruh nilai berita digunakan dalam menentukan isi media komunikasi internal “Hallo online”. Nilai berita yang telah ditentukan adalah Aktualitas, Prominent, Magnitude, dan Human Interest.. Berdasarkan hal di atas, maka peneliti memaknai informasi yang diinginkan oleh public relations adalah informasi yang cepat sampai (update),
informasi yang berpengaruh besar terhadap karyawan, informasi mengenai
kemanusiaan, dan informasi yang layak dibaca oleh karyawan.
Dari semua nilai berita yang menjadi
pertimbangan di atas, terdapat satu nilai berita yang paling penting
yaitu nilai berita yang bersifat aktualitas. Nilai berita ini dipilih
karena bentuk media komunikasi internal yang digunakan adalah berbentuk online yang
selalu mengutamakan kecepatan dalam menyampaikan informasi kepada
karyawan. Berdasarkan observasi yang dilakukan oleh peneliti selama
bulan desember, dapat diketahui bahwa berita yang bersifat aktual lebih
langsung direspon oleh pembaca (karyawan) karena menyajikan berita yang
hangat dan teraktual. Disisi lain, walaupun informasi tersebut mempunyai
nilai magnitude yang sangat besar tetapi tidak disajikan
secara aktual maka informasi tersebut akan dianggap basi oleh karyawan.
Dalam hal ini terdapat beberapa pihak yang turut berperan serta dalam
menulis di media komunikasi internal “Hallo online”. Pihak-pihak tersebut antara lain pihak manajemen, pihak public relations,
dan pihak karyawan. Pihak manajemen merupakan salah satu pihak yang
sangat berpengaruh dalam menentukan isi informasi yang akan disajikan di
dalam media komunikasi internal “Hallo online”.
Kemudian pihak public relations adalah
pihak yang menjembatani penyampaian pesan antara manajemen perusahaan
dengan karyawan juga sebaliknya. Sedangkan pihak karyawan adalah pihak
yang ikut berpartisipasi dalam menyampaikan ide-ide atau gagasan
tertentu untuk kebaikan perusahaan. Pihak karyawan dapat menyumbangkan
ide-idenya dalam media komunikasi internal “Hallo online”,
tetapi dengan beberapa kriteria yang sudah ditentukan, misalnya seperti
informasi tersebut harus memiliki nilai berita, aktual, ide-ide yang
cemerlang, kritik yang membangun dan proporsional, dan juga tidak boleh
bertolak belakang dengan kebijakan perusahaan. Bertolak belakang di sini
dapat diartikan bahwa karyawan tidak boleh menjelek-jelekan atau
menghina manajemen ataupun produk perusahaan. Dalam hal ini, walaupun
pihak karyawan diperbolehkan menulis untuk media komunikasi internal “Hallo online”,
tetapi tetap saja informasi yang mendominasi adalah informasi seputar
manajemen dan perusahaan. Salah satu contoh yaitu informasi yang sering
berada dalam headline adalah info-info terbaru berkaitan dengan manajemen.
Info-info tersebut dapat berupa
kebijakan atau beberapa kegiatan yang dilakukan manajemen untuk
perusahaan. Dari contoh di atas, dapat diketahui bahwa informasi yang
berasal dari manajemen lebih mendominasi daripada informasi yang berasal
dari karyawan PT Telkom Divre II Jakarta. Hal ini semakin menguatkan
bahwa media komunikasi internal “Hallo online” bersifat satu arah. Dalam media komunikasi internal “Hallo online”, terdapat beberapa rubrik yang disediakan oleh public relations yang
dapat memuaskan keingintahuan para karyawan tentang perusahaan dan
hal-hal menarik lainnya. Rubrik-rubrik tersebut dibagi menjadi 3 bagian.
Bagian pertama berisikan tentang informasi mengenai perusahaan dan juga
beberapa kolom yang dibuat khusus untuk memenuhi hasrat para karyawan
yang ingin ikut serta menjadi bagian dalam media komunikasi internal “Hallo online”.
Bagian kedua berisikan tentang informasi mengenai kliping, siaran pers,
penghargaan dan uraian tugas masing-masing karyawan. Dan yang ketiga
berisikan tentang unit-unit kerja karyawan yang terdapat di luar bagian
Divre II Jakarta.
Menurut teori Effendy yang membagi
rubrik dalam media komunikasi internal menjadi 3 bagian, bagian pertama
merupakan informasi yang berasal dari pihak manajemen perusahaan dan
berasal dari pihak karyawan. Bagian yang kedua berisikan tentang
informasi-informasi mengenai edukasi. Sedangkan bagian yang terakhir
berisikan tentang rekreasi atau info-info menarik di luar perusahaan dan
juga karyawan. Dengan demikian dapat ditarik kesimpulan bahwa teori
yang diungkapkan oleh Effendy lebih bervariasi dibandingkan dengan
rubrik yang terdapat dalam media komunikasi internal “Hallo online”.
Rubrikasi yang diungkapkan oleh Effendy terlihat lebih bervariasi
karena isi informasinya tidak selalu mengenai manajemen perusahaan,
tetapi hal-hal lain di luar konteks perusahaan dan karyawan.
Sedangkan, isi rubrikasi dalam media komunikasi internal “Hallo online”
terlalu banyak membahas tentang manajemen dan perusahaan sehingga isi
informasinya terlihat monoton. Dari beberapa karyawan yang menjadi informan terdapat
dua kategori yang muncul dari karyawan tersebut. Kategori pertama
adalah kategori karyawan yang pro terhadap isi informasi dalam media
komunikasi internal “Hallo online”. Kategori kedua adalah adalah kategori karyawan yang kontra terhadap isi informasi dalam media komunikasi internal “Hallo online”.
Karyawan yang masuk dalam kategori pro adalah karyawan yang selalu
menerima informasi atau kebijakan yang disampaikan oleh manajemen dalam
media komunikasi internal “Hallo online”. Tidak hanya menerima
saja tetapi mereka juga mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dari
manajemen. Karyawan yang masuk dalam kategori ini biasanya karyawan yang
selalu ada di dalam perusahaan dan juga selalu update informasi-informasi
terbaru mengenai manajemen dan perusahaan. Mereka berpendapat bahwa
informasi yang disampaikan dalam media komunikasi internal “Hallo online”
sudah memenuhi standar mereka sebagai informasi yang disampaikan dari
manajemen perusahaan. Dengan adanya media komunikasi internal “Hallo online”
dapat membantu mereka untuk mengetahui kegiatan atau kebijakan yang
diturunkan oleh manajemen perusahaan dengan dijembatani oleh public relations. Dari survey yang dilakukan oleh public relations,
menyatakan bahwa hampir semua karyawan di PT Telkom Divre II Jakarta
menerima atau mengetahui informasi atau kebijakan yang dikeluarkan oleh
manajemen dalam media komunikasi internal “Hallo online”. Ini
berarti bahwa semua karyawan yang mengetahui kebijakan tersebut
seharusnya dapat mengimplementasikan kepada kehidupan sehari-hari.
Sedangkan karyawan yang masuk dalam kategori kontra yaitu karyawan yang
mengetahui kebijakan tersebut, tetapi tidak sepenuhnya setuju dengan
kebijakan tersebut. karyawan yang masuk dalam kategori ini sangatlah
sedikit, karena kebanyakan dari mereka setuju dengan kebijakan atau
keputusan manajemen yang ditampilkan dalam media komunikasi internal “Hallo online”.
Hal ini dapat dilihat dari efek yang timbul dari kebijakan tersebut,
bahwa terdapat beberapa karyawan yang tidak mengimplementasi atas
kebijakan yang sudah diturunkan oleh manajemen.
Hal ini dapat dilihat dari data sekunder yang terdapat dalam isi media komunikasi internal “Hallo online”, yakni karyawan yang kurang setuju dengan kebijakan yang diturunkan oleh manajemen, biasanya mereka menuliskan feedbacknya
ke dalam kolom kontemplasi, wacana, hallo siana, galery, dan karikatur.
Mereka adalah kolom yang telah disediakan khusus untuk karyawan yang
ingin menuliskan timbal balik kepada manajemen. Timbal balik ini tidak
bearti dua arah karena sasaran yang dituju bukan untuk manajemen tetapi
mereka hanya sekedar menulis keberatan atas kebijakan yang diturunkan
oleh manajemen perusahaan. Menurut Wiryanto (2000: 43) bahwa terdapat
tiga jenis isi pesan yang terdapat dalam saluran komunikasi, diantara
bersifat reportorial, bersifat editorial, dan bersifat interpretatif.
Dari ketiga sifat pesan di atas, yang dianggap paling efektif adalah
pesan yang bersifat reportorial. Jika dibandingkan dengan isi informasi
yang terdapat dalam media komunikasi internal “Hallo online”
maka, sifat pesan yang paling efektif adalah pesan ynag bersifat
editorial. Hal ini disebabkan oleh isi pesan yang disampaikan didominasi
oleh pendapat lembaga yaitu manajemen. Sehingga makna dari isi pesan
yang disampaikan dalam media komunikasi internal “Hallo online”
hanyalah bersifat editorial saja. Menurut Widjaja (2000: 33) pesan yang
efektif digolongkan menjadi enam ategori, yaitu isi pesannya umum,
jelas dan gamblang, bahasanya jelas dan gamblang, isi pesannya bersifat
positif, seimbang, dan sesuai dengan keinginan komunikan. Dilihat dari
teori di atas, maka dapat disimpulkan bahwa isi pesan yang terdapat
dalam media komunikasi internal “Hallo online” hampir efektif.
Isi pesan yang bersifat umum, jelas dan gamblang, bahasanya jelas dan
gamblang, juga isi pesan yang bersifat positif sudah sangat tergambar
dalam info-info yang berasal dari manajemen. Sedangkan untuk pesan yang
bersifat seimbang dan sesuai dengan keinginan manajemen mungkin belum
dapat direalisasikan dalam “Hallo online” karena isi informasi
dalam media ini masih bersifat satu arah yaitu berasal dari manajemen.
Sehingga sifat pesan yang seimbang belum dapat direalisasikan dari pihak
karyawan yang memberikan feedback atas informasi yang diberikan oleh manajemen.
Proses Produksi Media Komunikasi Internal “Hallo online”
Dalam melakukan proses produksi media komunikasi internal “Hallo online”
tidaklah serumit dengan melakukan proses produksi yang dilakukan oleh
media cetak atau elektronik lainnya. Dalam proses ini, tidak ada pihak
yang terlibat di dalamnya, karena proses produksi dengan cara online
hanya melibatkan server sebagai alat penyimpan data saja. Tetapi untuk yang melakukan proses produksinya hanyalah pihak public relations selaku bagian redaksional dari proses media komunikasi internal “Hallo online”. Menurut public relations PT
Telkom Divre II Jakarta proses produksi yang selama ini dilakukan yaitu
pengiriman berita yang dilakukan oleh kontributor para unit kerja
kepada pihak public relation yang berada di PT Telkom Divre II Jakarta melalui e-mail yang berupa naskah berita atau foto mengenai suatu kejadian tertentu. Kemudian setelah berita itu sampai ke public relations, dilakukan editing untuk mengetahui sejauhmana kelayakan materi informasi tersebut akan dimuat. Setelah pengumpulan materi sampai dengan proses editing yang menjadi tanggungjawab officer-1 internal relations. Setelah itu, off-1 internal relations melakukan
penilaian tentang materi yang akan disajikan yang nantinya akan
dilakukan konfirmasi terlebih dahulu dari pihak manager divisi
komunikasi. Setelah mendapatkan konfirmasi materi informasi yang sudah
layak, maka dilakukan upload ke sistem database untuk dapat disajikan dalam media komunikasi internal “Hallo online”. Hal ini hampir sama dengan teori yang diungkapkan oleh imbar dan suteja (2006: 171) bahwa proses produksi dilakukan di dalam server itu sendiri, sehingga setelah memasukkan data ke dalam database tidak
ada pihak lain selain komputer yang dalam melakukan proses produksi.
Berdasarkan hal di atas, dapat disimpulkan bahwa proses produksi “Hallo online” tidak jauh berbeda dengan proses yang diungkapkan oleh Imbar dan Suteja yaitu dalam pihak public relations terlibat melakukan proses produksi hanya pada saat memasukkan data, meng-edit informasi, dan juga meng-upload informasi ke dalam sistem “Hallo online”. Dalam proses produksi media komunikasi internal “Hallo online” terdapat kendala dalam hal database server. Hal ini dikarenakan penyimpanan database server yang masih terdapat dalam public relations.
Penyimpanan database server seharusnya ditempatkan pada unit Information System (IS)
agar apabila terjadi kesalahan dalam penulisan dapat langsung ditangani
oleh bagian yang menanganinya sehingga dapat langsung dibenahi atau
diperbaiki. Selain itu, penempatan database server dalam IS dikarenakan adanya back up data dan penyimpanan akan dapat dilakukan secara profesional oleh bidangnya. Sehingga apabila public relations memerlukan data yang hilang terdapat back up datanya yang sudah disimpan dalam database lainnya. Salah satu contoh kasusnya adalah apabila terjadi pemadaman lampu dalam perusahaan, maka informasi dalam database server yang terdapat di public relations juga akan hilang dan mati. Tetapi apabila database server ditempatkan dalam Information system, maka database server tidak langsung mati tetapi mereka melakukan back up data terlebih dahulu sehingga informasi yang terdapat di dalamnya tidak akan hilang.
Dalam proses produksi ini, pihak
karyawan tidak terlibat sama sekali kecuali dengan beberapa pihak
karyawan yang unit kerja yang berkaitan dengan Information System atau layanan informatika. Pihak Information System juga hanya bekerja menjaga agar sistem yang digunakan untuk menjalankan “Hallo online”
tidak terjadi masalah atau gangguan yang berarti. Sehingga tidak ada
pihak karyawan yang terkait secara detail dalam proses produksi ini.
Menurut Shannon & Weaver dalam severin dan Tankard (2007: 60)
terdapat gangguan (noise) dalam suatu proses komunikasi.
Gangguan dapat didefinisikan sebagai segala tambahan pada sinyal yang
tidak diperlukan oleh sumber informasi. Dalam hal ini yang menjadi
gangguan dalam proses produksi adalah sistem teknik yang terdapat dalam database server. Gangguan
tersebut disebabkan oleh listrik yang padam sehingga dapat mematikan
intranet dan membuat data-data atau informasi yang berada dalam “Hallo online” menjadi hilang. Oleh karena itu, public relations meningkatkan redundansinya dengan menggunakan Uninterutable Power Supply (UPS) yang berfungsi sebagai batere untuk menggantikan listrik yang padam. UPS juga digunakan agar data yang tersimpan dalan database server tidak hilang. Menurut Severin dan tankard (2007: 60) bahwa
Redundansi adalah bagian dari pesan yang
ditentukan oleh aturan yang mengatur penggunaan lambang/simbol atau
yang tidak ditentukan dari kebebasan memilih pengirim. Jika dibandingkan
dengan kenyataan yang ada dalam media komunikasi internal “Hallo online”, maka
dapat disimpulkan bahwa apabila tidak terjadi gangguan dalam pelaksanaan proses produksi maka public relations tidak
perlu menggunakan redundansinya yaitu UPS, tetapi apabila terjadi
gangguan maka sebagai digunakanlah UPS sebagai pengganti dari sistem
informasi yang pokok yaitu database server.
BentukMedia Komunikasi Internal “Hallo online”
Dalam PT Telkom Divre II Jakarta
terdapat beberapa media komunikasi internal yang digunakan untuk
menyampaikan informasi kepada karyawan, antara lain : media online “Hallo online”, Announcement Service (ACS),
dan juga papan informasi (papin). Dari beberapa media komunikasi
internal, peneliti membatasi penelitian hanya pada media komunikasi
internal “Hallo online”. Sehingga peneliti melakukan wawancara mendalam kepada pihak public relations dan beberapa karyawan mengenai media komunikasi internal “Hallo online”. Menurut public relations Telkom
Divre II Jakarta, intranet adalah sistem komunikasi yang mempergunakan
jaringan komputer (LAN) untuk kepentingan internal perusahaan. Sasaran
dari intranet ini adalah Intra yang berarti hanya tertutup untuk
kalangan internal atau karyawan PT Telkom Divre II Jakarta sehingga
pihak eksternal atau orang luar perusahaan tidak dapat mengakses media
komunikasi internal “Hallo online”. Bagian-bagian yang terdapat dalam intranet adalah Portal Telkom, e-mail karyawan, slip gaji, Milis, dan “Hallo online”.
Hal ini juga sejalan dengan teori yang
diungkapkan oleh Cutlip, Center, dan Broom (2006: 277) yang menyatakan
bahwa “posting intranet adalah untuk penggunaan internal, karena hanya
karyawan yang bisa mengakses sistem intranet. Intranet dapat terdiri
dari sistem email, publikasi pedoman kebijakan untuk karyawan, bulletin board elektronik,
dan berbagai sumber informasi seperti data proyek. Dengan menyediakan
informasi dalam bentuk dokumen elektronik, maka karyawan dapat mencari
dengan kunci tertentu”. Dengan demikian, public relations Telkom
dan teori yang diungkapkan oleh Cutlip, Center, dan Broom memaknai
intranet sebagi media komunikasi internal yang hanya dapat diakses oleh
karyawan yang bekerja di perusahaan tersebut. Orang yang tidak menjadi
karyawan di perusahaan itu tidak dapat dan tidak boleh membuka intranet
tersebut karena terdapat beberapa data pribadi tentang identitas
karyawan tersebut.
Kelebihan yang didapat dengan menggunakan intranet/media komunikasi internal “Hallo online” adalah semua karyawan dapat mengakses informasi dengan mudah, karena sistem yang digunakan berupa online sehingga
informasi dapat dilihat kapanpun dan dimanapun. Kelebihan yang kedua
adalah informasi yang disediakan dalam media tersebut sangatlah
aktualitas. Artinya karyawan dapat melihat informasi paling update yang terdapat dalam media komunikasi internal “Hallo online”
. Hal ini makin diperkuat dengan teori yang disampaikan oleh Soemirat
dan Ardianto yang menyatakan kelebihan intranet yaitu” informasi yang
cepat sampai kepada publik, tidak terbatas ruang dan waktu”. Dalam hal
ini, sudah terlihat jelas bahwa kelebihan yang terdapat di intranet PT
Telkom Divre II Jakarta sejalan dengan teori yang disampaikan yaitu
menitikberatkan pada informasi yang bersifat aktualitas dan juga waktu
yang tidak terbatas dalam menyampaikan informasi. Sebagai contoh bahwa
intranet tidak terbatas ruang dan waktu adalah karyawan PT Telkom Divre
II Jakarta tidak hanya dapat membuka media komunikasi internal “Hallo online”
di ruangan karyawan tersebut, akan tetapi mereka juga dapat mengakses
di tempat lain selama tersedia fasilitas jaringan komputer internal
Telkom.
Selain kelebihan, intranet juga
mempunyai kelemahan tersendiri. Kelemahan dari intranet yang terdapat di
PT Telkom Divre II Jakarta, yaitu hanya terbatas pada lingkungan
jaringan Telkom. Apabila perusahaan tersebut tidak memiliki jaringan
Telkom maka mereka tidak dapat mengakses media komunikasi internal “Hallo online”.
Kelemahan kedua adalah apabila terjadi gangguan teknis, maka karyawan
secara langsung tidak dapat melihat informasi yang disajikan dalam media
tersebut, kelemahan lainnya adalah waktu bagi karyawan yang bekerja di
lapangan. Media komunikasi internal “Hallo online” ini menjadi kendala bagi karyawan pelaksana lapangan karena mereka tidak sempat melihat informasi yang disajikan secara update dalam intranet “Hallo online”.
Menurut teori yang disampaikan oleh Culip, Center, dan Broom bahwa
kelemahan dari intranet adalah dengan menggunakan media ini sering
terjadi gangguan teknis yang memunculkan spyware dan hacker yang sering muncul sebagai pengganggu. Jika dibandingkan dengan intranet “Hallo online” terlihat bahwa ada kesamaan dalam bidang gangguan yaitu kendala teknis. Akan tetapi dalam intranet “Hallo online” gangguan mengenai spyware dan hacker jarang
terjadi. Dari beberapa karyawan yang diwawancarai, peneliti dapat
mengkategorikan karyawan menjadi dua kategori. Kategori pertama adalah
karyawan yang dapat mengoptimalkan media komunikasi internal “Hallo online”.
Mereka adalah karyawan yang selalu berada dalam ruangan kerja. Kategori
kedua adalah karyawan yang tidak dapat mengoptimalkan media komunikasi
internal “Hallo online”. Mereka adalah karyawan yang selalu
bekerja di luar ruangan (pekerja lapangan). Karyawan yang masuk dalam
kategori pertama adalah karyawan yang setiap saat dapat melihat dan
mengakses informasi melalui media komunikasi internal “Hallo online”.
Hal ini disebabkan karena mereka selalu bekerja dalam ruangan sehingga
mereka mempunyai banyak waktu untuk mengakses informasi kapan saja
dengan menggunakan komputer yang sudah tersedia di depan meja mereka.
Dengan menggunakan media komunikasi internal “Hallo online”, maka pemenuhan informasi terhadap karyawan dapat dioptimalkan.
Sedangkan karyawan yang termasuk dalam
kategori dua adalah karyawan yang tidak setiap saat dapat mengakses
informasi melalui media komunikasi internal “Hallo online”.
Media yang cocok digunakan untuk karyawan kategori dua adalah media yang
berbentuk cetak. Karena sistem kerja mereka yang tidak selalu berada di
ruangan, karyawan seperti ini adalah kategori karyawan yang selalu
bekerja di luar ruangan. Sehingga media yang cocok untuk mereka adalah
media yang berbentuk cetak karena media ini dapat dibawa kemanapun
karyawan itu berada dan tidak tergantung oleh suatu jaringan, seperti
jaringan Telkom yang khusus diperlukan untuk media komunikasi internal “Hallo online”.
Dalam hal ini, intranet yang menggunakan internet untuk dapat mengakses
informasi dapat menunjang komunikasi dari pihak manajemen kepada
komunikan.
Levy dalam Severin dan Tankard (2007: 6)
menggambarkan internet sebagai saluran komunikasi yang tidak terbatas,
pembangunan komunikasi, iklan elektronik dan interaksi yang sangat
kompleks yang mengaburkan batas antara penyedia dengan konsumen. Jika
dibandingkan antara teori dengan aplikasi yang terdapat di lapangan,
dapat disimpulkan bahwa intranet merupakan alat yang digunakan oleh
manajemen untuk menyampaikan informasinya kepada karyawan dengan cara
mengakses informasi tersebut ke dalam internet. Media ini juga serupa
dengan teori di atas tentang saluran komunikasi yang tidak terbatas.
Dengan demikian, aplikasi di lapangannya dapat diwujudkan dengan cara
karyawan dapat mengakses informasi yang disampaikan lewat “Hallo online”
kapan saja dan dimana saja (tidak terbatas). Sedangkan dalam media ini,
tidak disediakan sarana untuk iklan elektronik, ataupun hubungan dengan
konsumen, karena intranet yang digunakan oleh PT Telkom Divre II
Jakarta hanya ditujukan pada karyawan PT Telkom saja, sehingga orang
yang tidak ad kaitannya dengan PT Telkom tidak dapat mengakses informasi
yang terdapat dalam media ini.
Pendekatan Komunikasi
Menurut public relations PT Telkom Divre II Jakarta terdapat beberapa pendekatan komunikasi yang dilakukan oleh public relations dengan menggunakan media komunikasi internal “Hallo online”. Pendekatan komunikasi merupakan proses atau cara yang digunakan oleh pihak public relations dalam
menyampaikan pesan kepada karyawan. Senada dengan teori yang
diungkapkan oleh Kamus Besar Bahasa Indonesia (200: 246) bahwa
“pendekatan yaitu proses, cara, perbuatan mendekati. Atau usaha dalam
rangka aktivitas penelitian untuk mengadakan hubungan dengan orang yang
diteliti”.
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa pendekatan yang dilakukan oleh public relation PT
Telkom Divre II lebih menitikberatkan pada cara yang digunakan untuk
menyampaikan pesan yang berasal dari manajemen kepada karyawannya yang
berlangsung secara searah. Pendekatan yang dilakukan oleh pihak public relations dalam
menyampaikan informasi dari manajemen dan seluruh unit kerja kepada
karyawan PT Telkom Divre II Jakarta adalah dengan menggunakan media
komunikasi internal “Hallo online”.
Informasi yang disampaikan oleh public relations yaitu
dengan cara mengemas berita atau informasi yang berasal dari manajemen
dan masing-masing unit kerja kepada semua karyawan dengan bahasa yang
sederhana yang mudah dimengerti oleh pembaca dengan latar belakang yang
berbeda. Jadi, pendekatan komunkasi yang digunakan oleh public relations dalam menyampaikan informasi kepada karyawan dengan menggunakan media komunikasi internal “Hallo online”
yaitu pendekatan yang bersifat satu arah. Pendekatan ini dilakukan
karena informasi yang disampaikan dalam media komunikasi internal hanya
berasal dari manajemen saja. Sedangkan karyawan tidak dapat diberikan
tempat untuk menyampaikan umpan balik secara langsung melalui media
tersebut.
Komunikasi Satu Arah
Menurut public relations PT
Telkom Divre II Jakarta, komunikasi satu arah adalah komunikasi yang
dilakukan antara manajemen perusahaan terhadap karyawan PT Telkom Divre
II Jakarta, tetapi karyawan di sini tidak dapat menyampaikan umpan balik
langsung kepada manajemen selaku penyampai informasi. Definisi
komunikasi satu arah ini juga dipertegas dengan teori yang diungkapkan
oleh Wursanto (1999: 54) bahwa “ Komunikasi satu arah atau one way communication yaitu
komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja, yaitu dari pihak
komunikator, dalam hal ini pihak penerima berita yaitu komunikan tidak
ada atau tidak diberi kesempatan memberikan reaksi terhadap pesan-pesan
yang diterima pihak pengirim berita yaitu komunikator”. Teori yang
disampaikan oleh Wursanto ini senada dengan yang diungkapkan oleh public relations PT
Telkom Divre II Jakarta bahwa komunikasi satu arah lebih
menitikberatkan pada komunikasi yang berjalan searah saja yaitu dari
pihak atas ke bawah, dari pihak komunikan kepada komunikator, atau dari
pihak manajemen kepada pihak karyawan.
Komunikasi satu arah yang terdapat dalam
media komunikasi internal PT Telkom Divre II Jakarta mempunyai beberapa
kelebihan. Kelebihan tersebut diantaranya adalah public relations lebih mudah menyampaikan informasi kepada karyawan karena komunikasinya bersifat satu arah atau top down, sehingga public relations tidak
perlu menunggu jawaban dari pihak karyawan untuk disampaikan kepada
pihak manajemen perusahaan. Hal ini senada dengan teori yang disampaikan
oleh wursanto (1999: 54) mengenai kelebihan komunikasi satu arah yaitu
berlangsung secara top down, cepat dan efisien. Jika dikaitkan antara teori yang diungkapkan oleh Wursanto dengan pendapat yang dikemukakan oleh public relations PT
Telkom Divre II Jakarta, dapat disimpulkan bahwa keuntungan mendasar
dari komunikasi satu arah adalah penyampaian informasi dapat dilakukan
dengan mudah dan cepat, karena pihak manajemen tidak meminta umpan balik
dari pihak karyawan.
Dari pengamatan yang penulis lakukan
selama bulan desember, terhitung dari tanggal 1 desember sampai dengan
tanggal 20 desember bahwa semua kebijakan yang diturunkan oleh manajemen
melalui media komunikasi internal “Hallo online”, langsung
dapat diterima dengan baik oleh semua karyawan yang terdapat dalam PT
Telkom Divre II Jakarta. Tidak ada umpan balik yang menyatakan keberatan
terhadap kebijakan tersebut. Sehingga komunikasi yang berjalan satu
arah ini dapat disampaikan dengan cepat dan efisien tanpa harus menunggu
jawaban dari pihak karyawan. Selain terdapat kelebihan, menurut
Wursanto (1999: 54) menyatakan bahwa kelemahan komunikasi satu arah
adalah “Dapat menimbulkan kesalahpahaman, ketidakjelasan, sehingga
menimbulkan ketegangan-ketegangan”. Sedangkan kelemahan komunikasi satu
arah menurut public relations PT Telkom Divre II Jakarta biasanya berasal dari pihak karyawan, karena dengan menggunakan komunikasi satu arah, pihak public relations tidak
dapat mengetahui apakah kebijakan yang disampaikan oleh manajemen
tersebut tepat atau tidak. Tidak ada alat untuk mengukur efektifitas
informasi yang disampaikan oleh manajemen terhadap karyawan.
Dari teori yang telah disampaikan oleh Wursanto hampir sama jika dibandingkan dengan pendapat public relations PT
Telkom. Wursanto lebih menitikberatkan kelemahan komunikasi satu arah
pada ketidakjelasan informasi yang berasal dari atas ke bawah, sedangkan
public relations Telkom lebih menitikberatkan kelemahan
komunikasi satu arah pada ketidakjelasan reaksi yang ditimbulkan oleh
karyawan terhadap informasi yang disampaikan oleh manajemen perusahaan.
Hal ini dapat dipertegas dengan penilaian karyawan, yang menyatakan
bahwa pada dasarnya karyawan yang setuju terhadap media komunikasi
internal “Hallo online” yang menggunakan komunikasi satu arah.
Karena tidak efektif apabila melakukan komunikasi dua arah kepada
manajemen atas kebijakan yang telah dikeluarkan. Karyawan lebih sering
menggunakan media-media lainnya seperti tatap muka, forum dialog dan e-mail karyawan.
Karena hal ini dianggap lebih mengena terhadap sasaran karena dianggap
menggunakan media lainnya lebih interaktif dibandingkan dengan media online yang
tidak dapat langsung menjawab pertanyaan dari karyawan. Model
komunikasi satu arah yang digunakan oleh penulis dalam penelitian ini
adalah model Shannon & Weaver. Sehingga proses komunikasi yang
terlaksana dalam teori maupun aplikasi di lapangan adalah proses
komunikasi linier yang bergerak hanya dari kiri ke kanan. Oleh karena
itu, untuk dapat melihat aplikasi proses komunikasi yang terdapat di
lapangan, maka peneliti melakukan wawancara mendalam dengan pihak public relations PT Telkom Divre II Jakarta.
Menurut public relations PT Telkom Divre II Jakarta bahwa proses komunikasi yang berjalan dalam media komunikasi internal “Hallo online”
merupakan proses komunikasi yang dimulai dari pengumpulan informasi
atau sumber informasi hingga sampai pada sasaran komunikasi tersebut
yaitu karyawan PT Telkom Divre II Jakarta. Sedangkan menurut teori
Shannon and Weaver yang diungkapkan oleh Vardiansyah bahwa “elemen
pertama yang mendasari komunikasi satu arah adalah sumber informasi yang
menghasilkan pesan, kemudian pesan itu diubah menjadi signal yang
disesuaikan dengan saluran untuk menuju alat penerima. Kemudian alat
penerima tersebut mengubah sinyal itu menjadi pesan kembali. Sehingga
pesan dapat langsung sampai pada tujuan. Tetapi prosesnya tidak hanya
sampai disitu saja, karena adanya gangguan yang menjadi penghambat pesan
sehingga signal yang dipancarkan dengan signal yang diterima mengalami perbedaan arti”.
Jika dibandingkan antara teori Shannon & Weaver dengan pendapat yang diungkapkan oleh public relations PT Telkom Divre II Jakarta, terdapat perbedaan yang significant dalam proses komunikasi tersebut. Perbedaannya adalah dalam teori Shannon and Weaver menggunakan transmitter untuk mengubah signal agar menjadi pesan, sedangkan dalam proses komunikasi media komunikasi internal tidak menggunakan transmitter untuk mengubah signal tetapi langsung menggunakan database untuk menyampaikan pesan agar sampai pada tujuan media komunikasi internal “Hallo online”.
Sumber informasi yang menjadi awal dari proses komunikasi berasal dari
pihak karyawan memasukkan tulisannya untuk ditampilkan dalam media
komunikasi internal “Hallo online”. Sedangkan sumber informasi
yang kedua berasal dari pihak manajemen perusahaan. Dalam hal ini,
informasi yang disampaikan oleh manajemen berupa kebijakan-kebijakan
atau kegiatan yang dilakukan manajemen terhadap perusahaan.
Selain sumber informasi, dalam proses
komunikasi ini juga terdapat gangguan yang disebabkan oleh masalah
teknis, yaitu masalah yang berkaitan dengan database komputer. Sehingga apabila database server mengalami kerusakan akan mengakibatkan tidak berfungsinya media komunikasi internal “Hallo online”.
Dengan adanya kerusakan ini, maka karyawan tidak dapat mengetahui
informasi yang disampaikan oleh manajemen perusahaan. Hal terakhir yang
menjadi proses komunikasi adalah tujuan dari proses komunikasi itu
adalah agar seluruh karyawan dapat mengetahui dan memahami informasi
atau kebijakan yang disampaikan oleh manajemen. dengan adanya tujuan
proses komunikasi ini, maka public relations dapat melihat efektifitas informasi yang disampaikan secara satu arah dengan menggunakan media komunikasi internal “Hallo online”.
Penerapan Komunikasi satu Arah
Sebenarnya komunikasi yang dilakukan oleh public relations PT
Telkom Divre II Jakarta sudah memasuki tahap dua arah yaitu dengan
menyampaikan informasi kepada karyawan dari manajemen dan melakukan feedback atas penyampaian informasi tersebut. penyampaian feedback ini
biasanya dilakukan dengan menggunakan pendekatan informal terhadap
beberapa karyawan. Dan juga sebenarnya manajemen menginginkan adanya feedback dari karyawan atas informasiyang disampaikan dalam media komunikasi internal “Hallo online”. Tetapi masalah terdapat pada karyawan yang tidak biasa menyampaikan feeback terhadap informasi yang disajikan dalam media komunikasi internal “Hallo online”, sehingga feedback lebih sering di dapat dari pendekatan informal yang dilakukan oleh public relations. Sebagai salah satu contohnya adalah karyawan yang menyampaikan feedback secara informal kepada public relations PT Telkom Divre II Jakarta, maka feedback tersebut dapat disampaikan langsung kepada manajemen perusahaan. Ataupun feedback ini bisa dilaksanakan dengan menyampaikan informasi kembali dalam media komunikasi internal “Hallo online”. Hal lain yang mendukung tidak terjadinya adalah bahwa setiap karyawan yang bekerja di PT Telkom Divre II Jakarta mempunyai culture yang berbeda-beda. Salah satu culture yang membuat karyawan tidak mau memberikan feedback adalah
karena “segan” dan “enggan” terhadap manajemen perusahaan. “segan” yang
dimaksud di sini adalah karena karyawan merasa malu dan mempunyai rasa
hormat yang tinggi terhadap pimpinan atau manajemen, sehingga mereka
tidak mau mengoreksi kesalahan yang dibuat oleh manajemen perusahaan.
Sedangkan “enggan” adalah rasa tidak
mau, tidak perduli, ataupun rasa takut terhadap atasannya, sehingga
mereka malas untuk menyampaikan feedback terhadap kebijakan yang disampaikan melalui media komunikasi internal “Hallo online”. Alasan utama karyawan menjadi “segan“ dan “enggan” untuk menyampaikan feedback kepada
manajemen perusahaan adalah karena karyawan tersebut diharuskan
menuliskan identitas pribadi karyawan, minimal Nomor Induk karyawan
(NIK) karyawan. Apabila identitas karyawan tidak diketahui, maka
ditakutkan akan timbul masalah yang tidak hanya menjadi masalah
manajemen saja tetapi juga mengganggu kenyamanan kerja karyawan lainnya.
Salah satu kasus yang pernah terjadi adalah adanya komunikasi dua arah
dengan menggunakan media online, dimana karyawan tidak perlu
menyebutkan identitas pribadi karyawan. Hal yang terjadi adalah bukan
kritik yang membangun manajemen perusahaan, akan tetapi kritik lain yang
menjelek-jelekkan dan merusak nama baik manajemen dimata karyawan luas,
karena media online yang digunakan khusus untuk karyawan dan manajemen perusahaan. Public relations memberikan
solusi lain kepada karyawan agar karyawan mau menanggapi kebijakan yang
disampaikan oleh manajemen perusahaan. Solusinya adalah dengan
menggunakan media lain yang nantinya akan disediakan oleh pihak public relations.
Media-media yang digunakan antara lain, tatap muka antara karyawan dengan manajemen perusahaan, adanya forum silaturahmi, dan email langsung
dari karyawan terhadap manajemen perusahaan. Dengan demikian terdapat
media komunikasi yang bersifat dua arah tetapi tidak menggunkan media
komunikasi internal “Hallo online”, karena pada saat ini media “Hallo online” tersebut masih untuk komunikasi satu arah. Tetapi pihak public relations sedang mengupayakan agar media komunikasi internal “Hallo online” tersebut menjadi dua arah, tentunya dengan bantuan dari karyawan yang mau mengisi atau menulis feedaback atas berita yang diturunkan oleh manajemen. Hal ini dilakukan oleh public relations karena tugas public relations adalah
menjembatani pihak manajemen dengan pihak karyawan. Dari beberapa
karyawan yang diwawancarai, berpendapat bahwa melakukan feedback atau komunikasi dua arah melalui media komunikasi internal “Hallo online” dirasa kurang efektif, karena yang mereka takutkan adalah feedback yang mereka sampaikan tidak langsung mendapat respon dari manajemen perusahaan. Sehingga feedback yang mereka disampaikan dirasa akan menjadi sia-sia saja.
Oleh karena itu, untuk saat ini apabila
mereka tidak menyukai kebijakan yang berasal dari manajemen, mereka
dapat mengkritik manajemen lewat kolom khusus karyawan yang sudah
disediakan dalam kolom “Hallo online”. Tetapi kolom tersebut
bukan berfungsi sebagai umpan balik dari karyawan. Kolom tersebut hanya
disediakan khusus karyawan yang ingin berpartisipasi dalam kegiatan
media komunikasi internal “Hallo online”. Salah satu contoh
adalah kebijakan manajemen PT Telkom Divre II Jakarta yang terkait
dengan masalah SDM atau kebijakan mengenai besarnya perbedaan uang rumah
bagi karyawan yang bekerja di kantor pusat dengan karyawan yang bekerja
di unit datel. Hal ini menimbulkan pro dan kontra, sehingga ada
beberapa karyawan yang langsung menulis sindirin yang berbentuk humor
kepada manajemen terkait dengan kebijakan ini. Tulisan-tulisan dari
karyawan bisanya dimasukkan dalam rubrik kontemplasi, Hallo siana,
wacana, karikatur, dan lain sebagainya. Kebanyakan karyawan menilai
dengan menggunakan sindiran-sindiran tersebut manajemen belum tentu
mengerti tentang keinginan karyawan yang sesungguhnya. Sehingga mereka
juga berpendapat bahwa komunikasi dua arah akan lebih efektif apabila
media yang digunakan adalah media tatap muka atau media yang dapat
berhadapan langsung antara pihak karyawan dan pihak manajemen. karena
dengan media tatap muka ini, pertanyaan dari karyawan mengenai suatu
kebijakan dapat langsung dijawab dan ditanggapi oleh manajemen
perusahaan.
Karena pada dasarnya manajemen tidak hanya menyampaikan kebijakan melalui media komunikasi internal “Hallo online”
saja, tetapi manajemen perusahaan juga akan mengadakan sosialisasi atas
kebijakan baru tersebut. sehingga pada saat manajemen mengadakan
sosialisasi iniliah karyawan dapat bertanya langsung mengenai kebijakan
tersebut kepada manajemen perusahaan dan manajemen pun menjadi mengerti
tentang respon atas kebijakan yang baru mereka keluarkan. Jika
dibandingkan dengan teori Shannon & Weaver mengenai proses
komunikasi yang bergerak linier dari kiri ke kanan, yaitu proses yang
berasal dari sumber informasi yang akhirnya menghasilkan pesan hingga
pesan tersebut dirubah menjadi sinyal yang nantinya akan dikirimkan
melalui saluran hingga sampai kepada sasaran yang dituju. Dari teori di
atas dapat disimpulkan bahwa penerapan komunikasi satu arah yang
dilakukan PT Telkom Divre II Jakarta adalah dengan menggunakan media
komunikasi internal “Hallo online”, manajemen dapat
menyampaikan informasi kepada karyawan sehingga karyawan dapat
mengetahui kebijakan dan kegiatan yang telah disusun oleh manajemen
dalam media tersebut. Karyawan yang tidak setuju dengan kebijakan yang
dibuat oleh manajemen tidak dapat menyampaikan timbal balik dalam media
tersebut karena media tersebut bersifat satu arah. Karyawan dapat
menyampaikan timbal balik kepada manajemen dengan menggunakan media lain
yang telah disediakan oleh pihak public relations yaitu media forum silaturrahmi dan e-mail langsung
kepada manajemen. media tersebut dianggap efektif dalam melakukan
komunikasi dua arah, karena mereka dapat bertatap muka langsung antara
pihak manajemen dengan pihak karyawan. Sehingga karyawan dapat merasakan
feedback langsung dari pihak manajemen.
Kesimpulan
PT Telkom Divre II Jakarta sebagai salah
satu perusahaan telekomunikasi terbesar di Indonesia, menggunakan media
komunikasi internal yang berbentuk intranet “Hallo online”
yang dijadikan alat oleh manajemen untuk menyampaikan kebijakan dan
informasinya kepada karyawan. Penyampaian informasi yang dilakukan oleh
manajemen PT Telkom Divre II adalah penyampaian yang berlangsung satu
arah, yaitu penyampaian yang hanya berasal dari pihak manajemen saja,
sedangkan pihak karyawan menjadi pihak yang pasif. Mereka hanya dapat
menerima berita dan tidak dapat mengirimkan respon kepada manajemen.
Dengan demikian, pendekatan komunikasi yang digunakan dalam media
komunikasi internal “Hallo online” PT Telkom Divre II Jakarta
adalah pendekatan komunikasi satu arah. Oleh karena itu, dari pendekatan
yang digunakan tersebut dapat tercermin bahwa penerapan komunikasi yang
digunakan adalah penerapan komunikasi satu arah. Berdasarkan uraian
yang telah penulis kemukakan di atas, maka penulis menetapkan fokus
penelitian yaitu “ Mengapa PT Telkom Divre II Jakarta menggunakan
penerapan komunikasi satu arah di media internal komunikasi “Hallo online”?
Berdasarkan fokus penelitian yang telah ditetapkan di atas, maka
peneliti ingin mengetahui beberapa aspek yang terkait dengan media
komunikasi internal “Hallo online” untuk dijadikan sebagai
tujuan dari penelitian ini. Tujuan dari penelitian ini yang pertama
adalah adalah untuk mengetahui isi dari media komunikasi internal “Hallo online”. Kedua adalah untuk mengetahui proses produksi dari media komunikasi internal “Hallo online”. Dan yang ketiga adalah untuk mengetahui penerapan komunikasi satu arah di media komunikasi internal “Hallo online”.
Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan pendekatan kualitatif dan
studi kasus sebagai metode penelitian. Alasan peneliti menggunakan studi
kasus sebagai metode penelitian adalah karena studi kasus bersifat
temporer atau mengupas masalah yang terjadi sekarang ini dalam kehidupan
nyata. Selain itu, berdasarkan fokus penelitian yang telah ditetapkan,
maka tujuan penelitian yang digunakan oleh peneliti adalah deskripitif.
Desain penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah desain
studi kasus tipe 2 yaitu kasus tunggal dan unit analisis ganda. Kasus
yang yang akan diteliti adalah penerapan komunikasi satu arah media
komunikasi internal ”Hallo online”. Bentuk media komunikasi internal ”Hallo online” yang diteliti disini hanya satu bentuk media saja, yaitu intranet ”Hallo online”.
Sehingga kasus yang diteliti bersifat kasus tunggal. Sedangkan unit
analisisnya adalah pihak yang mengelola media komunikasi internal ”Hallo online” yaitu pihak public relations dan karyawan PT Telkom Divre II Jakarta. Sehingga unit analisis yang diteliti bersifat unit multi analisis.
Untuk mengetahui hasil dari penelitian,
peneliti melakukan wawancara mendalam dan observasi. Dari wawancara
tersebut dapat disimpulkan bahwa media komunikasi internal ”Hallo online”
digunakan oleh manajemen untuk menyampaikan informasi kepada karyawan
internal perusahaan PT Telkom Divre II Jakarta. Penyampaian informasi
yang hanya berasal dari pihak manajemen semakin menguatkan bahwa
penerapan komunikasi yang digunakan dalam media komunikasi internal ”Hallo online” adalah penerapan komunikasi satu arah. Isi informasi yang dianggap penting atau layak untuk dimasukkan ke dalam media ”Hallo online”
adalah informasi yang mempunyai nilai aktualitas yang tinggi. Hal ini
disebabkan oleh bentuk media komunikasi internal yang digunakan adalah
media online yang selalu mengedepankan nilai aktualitas dalam
sebuah berita. Oleh karena itu, apabila informasi tersebut tidak aktual
dianggap tidak layak untuk dimasukkan ke dalam media ”Hallo online”
Dalam menentukan isi ini terdapat
beberapa pihak yang ikut berpartisipasi, diantaranya pihak manajemen dan
pihak karyawan. Dari kedua pihak ini, informasi yang paling mendominasi
berasal dari pihak manajemen. Sehingga alir komunikasi yang tercipta
adalah alir linier atau satu arah. Dalam memperoleh sumber informasi,
pihak public relations tidak bekerja sendirian. Mereka
mempunyai beberapa kontributor yang tersebar di unit-unit kerja di luar
PT Telkom Divre II Jakarta. Kontributor tersebut akan memberikan
informasi kepada pihak public relations dengan cara mengirimkan e-mail tentang informasi tersebut. Kemudian setelah e-mail itu sampai, pihak public relations langsung mengedit e-mail tersebut. Setelah informasi selesai di-edit kemudian public relations meng-up load berita tersebut ke dalam ”Hallo online”
agar dapat diakses oleh karyawan PT Telkom Divre II Jakarta. Informasi
yang diakses oleh karyawan PT Telkom Divre II Jakarta merupakan
informasi yang didominasi oleh manajemen dan pihak karyawan hanya
menjadi pihak pendukung saja.
Oleh karena itu, penerapan komunikasi yang digunakan dalam media komunikasi internal ”Hallo online” adalah penerapan komunikasi satu arah. Public relations sudah mencoba untuk memulai komunikasi dua arah melalui media ini, tetapi terdapat beberapa culture dari pihak karyawan sehingga menjadi penghambat terjadinya komunikasi dua arah tersebut. Alasan pertama adalah karena adanya culture yang
membuat karyawan ”segan” dan ”enggan” untuk memberikan respon terhadap
manajemen. Alasan kedua adalah karena dalam merespon kebijakan
manajemen, karyawan harus mencantumkan nomor induk karyawan (NIK).
Dengan adanya NIK ini karyawan merasa tidak bebas menuliskan pendapatnya
atau respon atas informasi atau kebijakan yang dibuat oleh manajemen.
Oleh karena itu, karyawan yang tidak
setuju dengan kebijakan manajemen, biasanya mereka menulis umpan
baliknya melalui sindiran-sindiran halus yang terdapat dalam kolom
karyawan yaitu kontemplasi, hallo siana, karikatur dan lain sebagainya.
Karyawan merasa lebih efektif apabila komunikasi dua arah dilakukan
dengan media tatap muka, seperti forum silaturrahmi, rapat-rapat
koordinasi dan email karyawan. Dengan menggunakan media-media
tersebut dianggap lebih efektif karena setiap pertanyaan atau tanggapan
yang diberikan oleh karyawan terhadap manajemen akan langsung ditanggapi
atau direspon oleh pihak manajemen. Sehingga karyawan yang bertanya
akan merasa puas atas tanggapan yang diberikan oleh manajemen.
Daftar Pustaka
Bailey. John. N. ”Employee Publications”. ”Lesly’s Public Relations Handbook”.
Third Edition. ed Philip Lesley. Prentice-Hall Inc.. New Jersey. 1983
Bungin. H. M. Burhan. Penelitian Kualitatif. Kencana Prenada Media Group. Jakarta. 2007
Cutlip. Scott M. Allen H. Center. Glen M. Broom. Effective Public Relations. Edisi Kesembilan. Terjemahan. Kencana Prenada Media Group. Jakarta. 2006
Effendy. Onong Uchjana. Hubungan Masyarakat suatu Study Komunikologis. Remaja Rosdakarya. Bandung. 1992
——————. Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek. Remaja Rosdakarya. Bandung. 2002
Faules. R Wayne Pace Don. F. Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. editor Deddy Mulyana. Remaja Rosdakarya. Bandung. 2002
Gregory. Anne. Public Relations Dalam Praktik. Edisi Kedua. Erlangga. Jakarta. 2004
Imbar. Radiant Victor dan Bernard Renaldy Suteja. Pemrograman Web. Commerce dengan Oracle & Asp. Informatika. Bandung. 2006
Iriantara. Yosal. Media relations : Konsep. Pendekatan dan Praktik. Simbiosa Rekatama Media. Bandung. 2005
Jefkins. Frank. Public Relations. Edisi Kelima. disempurnakan oleh Daniel Yadin. Erlangga. Jakarta. 2003
Krityantono. Rahmat. Teknik Praktis Riset Komunikasi. Prenada Media Group. Jakarta. 2006
Mahmud. Mahidin. Pengantar Hubungan Masyarakat. Universitas Terbuka. Jakarta. 1993
Moleong. Lexy J. Metodelogi Penelitian Kualitatif. Remaja Rosdakarya. Bandung. 2004
———————. Metodelogi Penelitian Kualitatif. Remaja Rosdakarya. Bandung. 2006
Mulyana. Deddy. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. Remaja Rosdakarya. Bandung. 2002
——————–. Metodologi Penelitian Kualitatif. Remaja Rosdakarya. Bandung. 2004
Rusell. J. Thomas dan Ronald Lane. Tata Cara Periklanan Kleppner. Elex media Komputindo. Jakarta. 1992
Narbuko. Cholid dan Abu Achmadi. Metode Penelitian. Bumi Aksara. Jakarta. 2005
Ruslan. Rosady. Manajemen Public Relations & Media Komunikasi Konsepsi & Aplikasi. Raja Grafindo Persada. Jakarta. 2006
Severin. Werner J & James W. Tankard. Jr. Teori Komunikasi Sejarah. Metode dan Terapan di dalam Media Massa. Edisi Kelima. Kencana Prenada Media Group. Jakarta. 2006
Soemirat. Soleh & Elvinaro Ardianto. Dasar-dasar Public Relations. Remaja Rosdakarya. Bandung. 2005
Suprapto. Tommy. Pengantar Teori Komunikasi. Media Pressindo. Yogyakarta. 2006
Vardiansyah. Dani. Pengantar Ilmu Komunikas pendekatan taksonomi konseptual. Ghalia Indonesia. Bogor Selatan. 2004
Widjaja. H. A. W. Ilmu komunikasi Pengantar Studi. cetakan kedua. Rineka Cipta Jakarta. 2000
Wiryanto. Teori Komunikasi Massa. PT Grasindo. Jakarta. 2000
Wursanto. Ig. Etika Komunikasi Kantor. Penerbit Kanisius. Yogyakarta. 1999
Yin. Robert K.. Studi Kasus Desain & Metode. PT RajaGravindo Persada. Jakarta. 2006
Tidak ada komentar :
Posting Komentar